[Problem]
議会・事務局が抱える課題
議会・事務局が抱えるさまざまな課題について
事務局、議員の両サイドに多数の課題があります。
いままでの議会運営には未だペーパーでの管理が主流であり、手間やミスなどの課題が多数存在しています。
議会運営 における課題
事務局サイドの課題
同じ書類を何度も印刷したりスキャンする手間がかかっている
付箋上の手書きメモによるコミュニケーションは大きな時間ロスになっている
個別議員との直接コミュニケーションによる指摘事項の説明に大きな労力がかかっている
按分率の検算を一つひとつ電卓をたたいて確認していく作業に時間がかかる
過去にITに詳しい職員が作ったエクセルマクロ/VBAの入力フォームが動かなくなった時、誰も直せない
議員サイドの課題
支給金額の割に決められた事務処理方法が煩雑で、一件一件の確認や書類作成に時間や労力がかかっている
繰り返し同じ項目を別の様式や帳票に入力やコピーペーストしていく時間が無駄に思われる
誤認識や抜け漏れがあった場合、大きなリスクが生じる
年度末に調整を行う際に紙書類を再作成する手間が大きくかかっている
執行部側が自治体DXを強力に推進している一方で、議会側は未だに手作業で事務処理していることに危機感を感じる
業務 における課題例
事務局サイドの課題
書類管理にかかる時間
情報を探し回る時間
再印刷や再スキャンのコスト
集計作業に時間がかかる
第一四半期の業務負荷集中
最新の状況がわからない
エクセル マクロ/VBAのメンテ
仕事の属人化
議員対応への心理的負荷
事務局サイドの課題
領収書の仕分けや保管が大変
活動費の入力が細かくて手間
年度末の調整が手間
同じ情報を複数書類に何度も記入
帳票を別に作成するのが手間
漏れや誤認によるリスクが怖い
連番の再付番が面倒
再印刷や再スキャンが多い
残予算がわからない
事務局/議員 両サイドの課題
紙の物理的移動コスト
紙の使用枚数が膨大
膨大な黒塗り作業
セムカンなら、
政務活動費管理を
全てクラウド化
あらゆる 課題を解決できます。
業務の見える化
情報の一元管理
脱属人化
議会業務の効率化