4月の人事異動で新しく議会事務局に着任された皆さま、政務活動費のチェック業務や黒塗りで大変ご苦労いただいていると思います。
私は、エイブルコンピュータの山吹と申します。普段は電話、メール、オンラインミーティングを通じて、各議会の事務局の皆さまのサポートを担当しております。また、議員様向けの体験会では現地へ伺い、操作サポートを行いながら、日々の業務がスムーズに進むお手伝いをしております。
本コラムでは、弊社のクラウドサービス「セムカン」をすでにご利用いただいている議会の皆さまから寄せられる「異動直後によくあるお困りごと」とその解決策をご紹介するとともに、実証実験に参加されていない議会の事務局の皆さまにも向けて、政務活動費業務を効率化する手段としてのセムカンの特徴とメリットについてご案内いたします。
少しでも皆さまの業務負担軽減につながる内容となれば幸いです。
セムカンは、議員の政務活動費収支報告書の作成・申請から、議会事務局による確認・公開資料の作成までをクラウド上で完結できるサービスです。年度末のチェック業務や情報公開準備を属人化をなるべく廃し、平準化・効率化し、事務局の皆さまの負担を大きく軽減することを目的としています。
経費項目に紐づく細目も自動で絞り込み、該当しない項目は表示されないため、手引きを都度確認する手間も不要。帳票類の自動生成機能により、年度末の膨大な資料作成もスムーズに行えます。
さらに、議員ごとの申請状況も一覧で確認でき、確認漏れを防ぐアラート機能も搭載。業務全体の可視化と効率化を実現します。
政務活動費の確認業務は、毎年煩雑で時間のかかる作業になりがちです。セムカンをご利用いただくと、手引きを開いて経費項目を確認する必要がなく、該当する細目のみ表示されるため、入力ミスや確認漏れの防止につながります。
帳票もボタン一つで自動生成できるため、報告書作成や情報公開資料の作成も簡単。議員ごとの申請状況も一覧で確認でき、確認漏れを防ぐアラート機能も搭載。新任の担当者でも迷わず操作できるシンプルな画面設計も特長です。
実証実験事例では、「起票時間が３割以上減った」「紙ベースからデジタルプロセスへの移行により、確認作業が迅速化した」「手作業での入力ミスや確認漏れのリスクが低減した」など、具体的な効果を実感する声を多数いただいております。
また、セムカンはクラウド型のサービスのため、庁内ネットワークや庁外からも利用可能。議員様の自宅申請もスムーズに進められ、確認・承認作業のペーパーレス化も実現します。
1. 異動したばかりで、セムカンにログインできない！
2. 議員から「申請内容を確認してほしい」と依頼が来るが、その議員の申請が確認できない！
3. 前任者のアカウントで申請が止まっており、自分のアカウントがないため確認もできない！
事例1: アカウント未作成で操作も確認もできない
A 議会の新任担当者は、着任直後に政務活動費の確認依頼を受けましたが、自身のアカウントが未作成のためセムカンにログインできず、操作マニュアルも見当たらず、業務で混乱されていました。
弊社にお問い合わせいただき、速やかにアカウントの作成と申請確認ルートへの追加を実施。その後、操作マニュアルを確認しながら無事に申請の確認作業を行えるようになりました。
担当者からは「画面が見やすく、思ったより操作も簡単だったので安心した」とのお声をいただいております。
事例2: 申請が前任者アカウントで停止している
B 議会の事務局では、異動直後に政務活動費の申請が前任者のアカウントで止まっていることが判明しました。新任の担当者は確認方法が分からず困惑していましたが、弊社へご相談いただき、パスワード再発行とルート設定の確認を実施。結果、申請は無事に完了し、担当者も安心して業務に取り組めるようになりました。
これらの事例のように、困ったときはいつでもエイブルコンピュータにご相談ください。即日対応を基本に、解決までしっかりサポートいたします。
私たちエイブルコンピュータでは、セムカンを通じて、事務局の皆さまが本来取り組むべき議会局の仕事に集中できる環境づくりを目指しております。
セムカン導入の有無に関わらず、政務活動費業務や情報公開対応についてお困りのことがございましたら、どうぞお気軽にご相談ください。
今後も皆さまの業務負担軽減に向け、より良いシステムづくりとサポート体制の強化に努めてまいります。
皆さまのご活躍と業務の円滑化を心よりお祈り申し上げます。
セムカン担当：山吹
