政務活動費の支出の中で、毎月の家賃、新聞代、定期的に受けているサービスの利用料など、内容がほとんど変わらない支出もあります。
そうした“書き写し作業”のような手間を減らすために開発したのが、セムカンの「テンプレート機能」です。
テンプレート機能は、言ってしまえば「毎月ほぼ同じ内容の支出を、丸ごと型として保存しておける仕組み」。
日付と、証拠書類となる領収書の画像だけ変わる――そんな支出について、これ以上毎月ゼロから入力する必要はありません。
一度テンプレートを登録しておけば、翌月以降はテンプレートを呼び出し、日付を選び、領収書画像を添付するだけでほぼ完了します。たった数ステップで終わるので、入力にかけていた時間が驚くほど短縮されます。
さらに、テンプレート機能は、セムカンカメラから読み込んだ画像にも反映させる事ができます。
セムカンカメラで撮影した領収書をセムカンで取り込んだ後、画面上の「テンプレートを反映」ボタンを押すだけで、保存しておいた項目が自動的に反映されます。金額や支払先、摘要、備考など、テンプレートに登録した内容がそのまま入力されるため、個別に打ち込む手間がほとんどなくなります
現地で撮って後からまとめて入力するときなど、特にこの“ひと押しで反映される快適さ”を感じていただけるはずです。
テンプレート機能は、単に同じ支出を繰り返し登録するだけでなく、各議員の“運用ルール”を仕組みとして埋め込むこともできます。
例えば、クレジットカードで支払いをした場合、ポイント還元分を除くために「按分97/100」で処理している方もいらっしゃいます。この按分ルールをテンプレートとして保存しておけば、毎回細かい数字を計算したり入力したりする必要はありません。
議会内で決まっているルールではなく、“自分自身の政務活動費の管理スタイル”をテンプレート化しておくことで、処理の正確さも安定し、迷いも減ります。
こうした“自分の決めごとを仕組みに入れておく”という使い方ができるのが、セムカンのテンプレート機能の強みです。
テンプレートに登録できるのは、普段の支出登録で使う主要な項目です。
これらをあらかじめ保存しておくことで、月々の定型的な作業をほぼ“呼び出すだけ”にできます。
やり方はシンプルです。
通常どおり支出を入力し、その内容を「今後も毎月使いたい」と思ったら、画面右側の確認申請ボタンの横にある「テンプレート」を押します。
これでテンプレート一覧に追加され、次回から「テンプレートから作成」で呼び出せるようになります。
登録しておいたテンプレートは複数保持できるので、家賃、新聞代、定期購読料など、毎月発生する支出をひととおり型として並べておくと、とても効率よく作業できます。
テンプレート機能は、一見地味なツールですが、実際に使うと「こんなに違うのか」と感じていただけるはずです。
特に政務活動費の管理は、丁寧さと正確さが求められる一方で、手作業中心だとどうしても時間がかかってしまう領域。そこを仕組みで支えることで、議員の皆さまが本来の活動に時間を使えるようにするのがセムカンの使命です。
