政務活動費の処理、まだ紙やExcelで対応していますか？
多くの地方議会では、政務活動費の帳票作成や領収書管理を、いまだに紙やExcelベースで行っているのが現状です。
コピーや貼付け、月末の提出業務、年度末の集約──こうした作業は、時間的にも精神的にも大きな負担となっています。
一方で、政務活動費の管理業務をデジタル化し、効率化・平準化を実現する「議会DX」に踏み出す自治体も少しずつ増え始めています。
本稿では、政務活動費のデジタル管理システム「セムカン」を導入・実証中の複数の地方議会におけるアンケート結果と現場の声をもとに、
アナログからデジタルへと移行することでどのような変化があったのか、その具体的な効果と課題を詳しくご紹介します。
※なお、本コラムは現時点での集計結果をもとにしており、今後の新たな調査・導入事例に応じて、内容は随時更新してまいります。
1-1. 作業時間の短縮
従来手法（Excelや紙媒体）と比較して、セムカンを利用することで作業時間が「短縮された」と回答した方は全体の7割近くにのぼりました。
特に、
「領収書のコピー提出が不要になったため楽になった」
「テンプレートを使用することで入力時間が短縮できた」
といった実感の声が多く寄せられています。
1-2. セムカンカメラの効果
「非常に効果を感じた」「ある程度効果を感じた」と回答した方が約8割にのぼり、
スマホやタブレットで撮影するだけの手軽な入力体験が高く評価されています。
OCR機能により、領収書の読み取りとデータ化が効率化され、入力の手間が軽減されました。
議員だけでなく、事務局側からも「助かった」という声が挙がっています。
従来と比較して、「削減された」と感じた方が全体の約7割を占めました。
「紙が減って、机がスッキリした」
「テレワークでも作業ができるのが一番ありがたい」
といった変化は、日々の業務の快適さに直結している点として挙げられました。
継続利用意向に関しては、8割以上が「今後も使いたい」と回答しています。「利用したくない」と答えた方は0名でした。
代表的な利用者の声・要望としては、以下のような意見がありました：
これらのご意見を受け、機能改善のアップデートが順次進行中です。
政務活動費の処理は、一見すると「毎年同じことの繰り返し」に見えるかもしれません。
しかし今回の実証実験では、紙ベースの運用が引き起こす非効率さや属人化、確認作業の煩雑さといった課題が改めて浮き彫りとなりました。
その一方で、デジタル化によって日々の記録が自然に習慣化されたり、月末・年度末の負担が軽減されたりと、小さな改善が積み重なって業務全体の流れがスムーズになるという変化も実感されています。
政務活動費DXは単なる効率化ではなく、浮いた時間を事務局が政策立案支援や議員活動の質向上に振り向けることが重要です。横浜市会や鹿児島市議会のように、資料作成や情報共有を通じて議員の判断力や政策力を高める好例もあります。
今後、この一歩をどのように踏み出すかが、よりよい議会業務の実現につながっていくと考えています。
